○三宅村住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱
令和8年3月1日
訓令第3号
(目的)
第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、個人情報の保護を図るとともに、適正かつ円滑な事務処理を図ることを目的とする。
(閲覧台帳)
第2条 閲覧台帳は、必要に応じて住民基本台帳の一部の写しを出力し、作成する。
2 村長は、住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日付け自治振第150号)第5―10に規定するドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者保護のための措置に基づく、三宅村ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者支援に関する住民基本台帳事務処理要綱(令和8年三宅村訓令第2号)の規定により支援を決定した者を、閲覧台帳から除くものとする。
(閲覧の範囲)
第3条 閲覧の範囲は、氏名、出生の年月日、男女の別及び住所とする。
(閲覧場所等)
第4条 閲覧場所、閲覧日、閲覧時間及び閲覧定員は、次のとおりとする。
(1) 閲覧場所 住民基本台帳担当課が指定する場所
(2) 閲覧日 三宅村の休日に関する条例(平成元年三宅村条例第47号)第1号第1項に規定する休日及び月曜日を除く日
(3) 閲覧時間 午前9時から午後4時まで。ただし、正午から午後1時までを除く。
(4) 閲覧定員 1人
(国又は地方公共団体の機関の請求)
第5条 法第11条に規定する国又は地方公共団体の機関の請求による閲覧は、閲覧を希望する日までに住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の一部の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号)第1条に規定する公文書を村長に提出しなければならない。ただし、村長が特に緊急を要すると認めるときは、この限りではない。
(個人又は法人の申出及び承認)
第6条 法第11条の2に規定する個人又は法人の申出による閲覧は、閲覧を希望する日の1月前から10日前までの間に三宅村住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書(様式第1号)に必要書類を添えて、村長に申し出なければならない。
2 前項に規定する必要書類については、次に掲げる書類のうち村長が必要と認めるものとする。
(1) 誓約書(様式第2号)
(2) 法人登録簿の写しその他法人又は団体の存在及び概要を確認できる書類
(3) 法人又は団体の個人情報の取得等に対する基本的な方針に係る書類
(4) 申出者が他のものから委託を受けた場合については、当該委託業務に係る契約内容が確認できる書類
(5) 大学の学部長等による証明書
(6) 閲覧により収集した情報を利用して行おうとする調査等に係る用紙並びにその成果物の公表時期及び方法を確認できる書類
(7) 閲覧により収集した情報の管理、廃棄方法、廃棄時期等が確認できる書類
(8) 前各号に掲げるもののほか、公益性が高いと認められることが確認できる書類
3 法第11条の2第1項第3号に規定する村長が定めるものは、次のとおりとし、閲覧のほかに確認の手段がない場合に限る。
(1) 自己の住所の居住確認を行う場合
(2) 自己の所有している建物等の居住確認を行う場合
(3) マンション等の管理組合が管理業務を行うため、当該マンション等の居住確認をする必要がある場合
(4) 前3号に掲げるもののほか、村長が特に必要と認めるもの
(閲覧者の本人確認)
第7条 村長は、法第11条第1項の規定による閲覧をする者が閲覧するに当たっては、国又は地方公共団体の機関の職員たる身分を示す証明書を確認しなければならない。この場合において、証明書に本人の顔写真が添付されていないとき又は口頭での補足質問で不十分なときは、当該請求に係る国又は地方公共団体の機関に電話で照会する等の方法により確認するものとする。
2 村長は、法第11条の2の規定による閲覧をする者(以下「閲覧者」という。)が閲覧するに当たっては、次に掲げるいずれかの書類を確認しなければならない。
(1) マイナンバーカード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の写真が貼付されたものに限る。)であって、閲覧者が本人であることを確認するため村長が適当と認める書類
(2) 閲覧者が本人であることを確認するため、村長が当該閲覧者に対して三宅村住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第4号)により照会したその回答書及び村長が適当と認める書類
(閲覧者の変更)
第8条 申出者は、閲覧者に変更があるときは、閲覧日の前日までに村長に申し出なければならない。
(閲覧の拒否等)
第9条 村長は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、当該申出を拒み、又は閲覧を制限し、若しくは中止させることができる。
(1) 当該請求が不当な目的によることが明らかなとき又は閲覧により知り得た事項を不当な目的に使用されるおそれがあるとき。
(2) 執務に支障があるとき。
(3) 天災等により閲覧台帳が亡失又は損傷したとき。
(4) 複数の者から同一時間の閲覧の申出があったとき。
(5) 閲覧者の本人確認ができなかったとき。
(6) 次条に規定する閲覧者の遵守事項を守らないとき。
(7) 前各号に掲げるもののほか、村長が申出に応じることが適当でないと認めるとき。
(閲覧者の遵守事項)
第10条 閲覧者は、次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 閲覧は、指定された場所で行うこと。
(2) 閲覧台帳を汚損しないよう丁寧に取り扱い、加筆等しないこと。
(3) 閲覧台帳の記載事項の撮影及び複写を行わないこと。
(4) 閲覧場所での飲食、喫煙及び携帯電話の使用を行わないこと。
(5) 閲覧者以外の者を同伴しないこと。
(6) 執務の支障となる行為をしないこと。
(7) 前各号に掲げるもののほか、係員の指示に従うこと。
(閲覧方法等)
第11条 閲覧者は、当該閲覧をした情報を記録するときは、三宅村指定閲覧様式(様式第5号)に転記しなければならない。
2 村長は、閲覧者が転記した内容が申出書等のとおり転記されているか確認するため、三宅村指定閲覧用紙の写しを作成し、保存するものとする。
(閲覧事項取扱者の申出)
第12条 法第11条の2第3項の規定により申出者及び閲覧者以外の者に閲覧事項を取り扱わせるときは、個人閲覧事項取扱者申出書兼誓約書(様式第6号)により、村長に申し出なければならない。
(報告)
第13条 村長は、次の各号のいずれかに該当するときは、申出者に対し必要な報告を求めることができる。
(1) 閲覧事項が適切に管理されていないおそれがあるとき。
(2) 目的外利用又は第三者に提供されるおそれがあるとき。
(3) 前各号に掲げるもののほか、村長が必要と認めるとき。
(閲覧手数料)
第14条 閲覧手数料は、三宅村事務手数料条例(平成12年三宅村条例第17号)の定めるところによる。
(公表)
第15条 法第11条第3項及び第11条の2第12項の規定による閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)の状況の公表は、毎年11月に行う。
2 前項の規定による公表は、次に掲げる事項を村が発行する広報紙に掲載する方法により行うものとする。
(1) 国及び地方公共団体の機関の名称又は申出者の氏名(申出者が法人の場合に合っては、その名称及び代表者又は管理人の氏名)
(2) 請求の事由又は利用の目的の概要
(3) 閲覧の年月日
(4) 閲覧に係る住民の範囲
(委任)
第16条 要綱に定めるもののほか、必要な事項は、村長が別に定める。
附則
この要綱は、令和8年3月1日から施行する。
